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Mails efectivos: 13 puntos que debemos tener en cuenta a la hora de escribir un mail.

Comunicación directiva /
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El uso del mail es algo curioso. Lo hacemos a diario y todos lo usamos en mayor o menor medida, pero casi nadie nos hemos formado en ello. Paso a exponer una serie de normas básicas a la hora de escribir un mail.

 

1 – Facilitar la vida al que lo lee: Un mail tiene que ser claro y sencillo. Se trata de enviar un mensaje a alguien y que el hecho de leerlo no le complique la existencia. Es simple, digamos solo lo que queremos decir. Si nuestro receptor del mail recibe una media de, pongamos, 100 mails diarios, y el nuestro es una epístola de 90 líneas, de entrada, no va a tener ninguna o pocas ganas de leerlo. Si además, por querer que nos entiendan mejor, nos perdemos en explicaciones y divagaciones, lo más probable es que no llegue ni a terminarlo de leer. Acostumbrémonos a escribir mails claros y sencillos donde solo digamos lo que queremos que interpreten.

 

2 – Poner siempre el “asunto”: Otra de las malas costumbre que en ocasiones se ven es no poner nada en la casilla “asunto”. O poner algo tan difuso como para no saber  de que trata exactamente el mail. El “asunto” tiene que explicar en pocas palabras el objetivo específico del mail. El “asunto” es la respuesta a la pregunta ¿para qué le enviamos este mail a esta persona en concreto? ¿para qué escribimos el mail?

 

3 – Muy pocos párrafos: Tenemos que habituarnos a que el mail sea corto, simple y claro. Dentro de estos parámetros, una manera de separar conceptos o ideas es utilizando párrafos. Estos tienen que ser pocos y claros.

 

4 – Usar aproximadamente el 60% del marco visual: De esta forma evitamos la sensación de saturación y como consecuencia, de agobio en la persona que lo vaya a leer. El hecho de ver la ventana del mail totalmente saturada hace que se nos quiten las ganas de leerlo. Dejemos que el mail “respire”.

 

5 – Usar negritas y subrayados: Si tenemos estas herramientas a mano ¿por qué no las usamos? Las negritas y los subrayados nos ayudan a que un mensaje corto quede más claro. Podemos resaltar aquellas frases que más importancia tienen para el objetivo del mensaje. Incluso si la persona que lo va a leer no tiene tiempo y no puede leer el mensaje completo, un “asunto” claro y específico, junto con un buen uso de negritas y subrayados, le darán una buena idea de lo que queremos comunicar.

 

6 – Indexar con detalle lo que se verá escrito en el texto: Esta es una manera muy práctica de resumir lo que la persona va a leer a continuación. Realizar un pequeño índice ayuda a adelantarle las ideas que queremos transmitir. Así, de un vistazo, podemos captar su interés y si no puede leerlo se lo reservará para más adelante.

 

7 – Utilizar adjuntos: Pudiendo utilizar archivos adjuntos no es necesario escribir un mail de 80 líneas. Los adjuntos es un buen método para transmitir toda la información utilizando todo el espacio que necesitemos. En el cuerpo del mail transmitimos la idea o ideas claves. Con el archivo adjunto, un Power Point por ejemplo, las desarrollamos. Si no tiene tiempo de leer todo el mensaje conocerá la idea básica del mismo y podrá guardar o llevarse el archivo para verlo más tarde. Podría borrar el mensaje y dejar despejada la bandeja de entrada.

 

8 – Nunca escribir en mayúsculas: Esta es una regla de cortesía de los mails. Los textos en mayúsculas son más difíciles de leer. También pueden interpretarse erróneamente. ¿Está gritando? ¿Expresando mucha alegría? ¿Enfado? Si queremos resaltar algo utilicemos negritas y subrayados.

 

9 – No abusar de los signos de puntuación: Un abuso o carencia de los signos de puntuación transmite un desconocimiento del uso de dichos signos. Las comas, puntos, los dos puntos, el punto y coma, las comillas, los paréntesis, los signos de interrogación, de exclamación, los puntos suspensivos, el guión o la raya, se deben utilizar en su justa medida. De la misma forma que ayudan a ordenar y esclarecer el mensaje, también pueden dar lugar a malas interpretaciones. El mal uso de una coma puede cambiar todo el sentido de una frase.

 

10 – Revisar a quien copiamos el mail: Las copias son un arma de doble filo. Hay quien tiene costumbre de envía copia de su mail a todo el mundo. Incluso se utiliza como elemento de presión. “Si le envío este mail a Fulanito con copia a su jefe, seguro que Fulanito me hace más caso.” También se usan con el fin de cubrirnos las espaldas. Un mal uso de las copias puede tener el efecto contrario al deseado. Este asunto de las copias es complejo. Cada organización tiene sus protocolos pero la idea general es que las copias son para aquellas personas a las que no va destinado el mail pero es conveniente que conozcan su contenido.

 

11 – Evitar mails basura: ¡Rompamos las cadenas! Sí, de verdad, no pasa nada. Evitemos los mails basura. No llevan a nada, son irrelevantes, son fuente de virus y lo único que pueden hacer es saturar el servidor y congestionar el tráfico. Entiendo que en ocasiones queramos enviar un mail “gracioso” a alguien. Cuidemos mucho a quien se lo enviamos, a que dirección de correo se lo enviamos y en que momento se lo enviamos,  porque igual no le hace ninguna gracia recibirlo en la oficina. Como regla general, no a los mail basura.

 

12 – Releer varias veces lo escrito: Siempre, antes de enviar un mail, leerlo varias veces. Esto nos confirmará si realmente estamos transmitiendo el mensaje que queremos, si la idea esta clara. Nos permite revisar las posibles faltas de ortografía o de auto corrección del texto. Las faltas de ortografía son imperdonables y mucho cuidado con los correctores automáticos. Nos permite comprobar si hemos utilizado bien los signos de puntuación. Si los adjuntos se han cargado correctamente. Los mails, a diferencia de una conversación hablada, nos dan una segunda oportunidad. Hagamos uso de esta opción.

 

13 – Firma el mail: Parece obvio, pero no todo el mundo firma sus mails. Un mail hay que firmarlo. “Pero si nuestro nombre ya aparece en quien lo envía”. Vale, pero esto no tiene nada que ver con firmarlo. Firmándolo asumimos su autoría por tanto la responsabilidad del mismo. Es la forma adecuada de concluir un mail.

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